...de |
Przedstawiamy oprogramowanie dedykowane do obsługi Kancelarii Prawnych i Adwokackich.
Jest to rozwiązanie bazujące na nowoczesnej platformie do pracy grupowej Lotus Domino/Notes.
Funkcjonalność aplikacji podzielić można na dwie podstawowe kategorie. Pierwsza z nich to organizacja elektronicznego obiegu dokumentów, czyli realizacja założeń „biura bez papieru”. Drugim z podstawowych zadań aplikacji jest archiwizacja dokumentów oraz ich indeksacja umożliwiająca szybkie wyszukiwanie.
Istotnym elementem jest hierarchia dokumentów zawartych w aplikacji. Każdy dokument musi należeć do jakiejś sprawy. Z kolei sprawa musi być częścią jakiegoś projektu. Natomiast każdy projekt musi być przypisany do jednego z klientów kancelarii. Daje nam to jasną i logiczną strukturę dokumentów. Ilość projektów prowadzonych dla danego klienta jest dowolna, podobnie jak ilość spraw w ramach projektu oraz dokumentów w sprawie.
Aplikacja umożliwia elektroniczną obsługę dokumentów wychodzących i przychodzących do kancelarii. Tego typu rozwiązanie likwiduje potrzebę wykonywania dodatkowych kopii dokumentów a oryginalne dokumenty mogą być odpowiednio archiwizowane. Dokumenty odbierane faksem zapisywane są w wersji elektronicznej, poczta przychodząca jest skanowana, dodatkowo istnieje możliwość opisania miejsca składowania oryginału dokument – poprzez podanie oddziału i segregatora. Dokument wychodzący powstaje z dokumentu, który został zapisany w aplikacji. Osoba wysyłająca taki dokument określa adresata oraz sposób wysyłki. Następnie dokument trafia do osoby, która obsługuje wysyłkę dokumentów.
Kolejną funkcją realizowaną przez aplikację jest możliwość zarządzania kontaktami z klientami. W ramach każdej sprawy możemy umieścić wpisy o kontaktach telefonicznych, e-mailowych czy też osobistych spotkaniach. Osobnym rodzajem wpisu mogącym pojawić się w ramach danej sprawy są rozprawy sądowe. Aplikacja posiada rozbudowany system powiadomień o zbliżających się terminach spotkań oraz rozpraw.
Ważną funkcją realizowana przez aplikację jest rozliczanie czasu pracy. Każdy dokument tworzony w systemie ma osobną zakładkę, która pozwala na wpisanie odpowiednich danych na temat ilości czasu poświęconego na dane zadanie. Dodatkowo istnieje możliwość wpisywania czasu pracy niepowiązanego z konkretnym dokumentem, ale przypisanego do konkretnej sprawy. Do przeglądania oraz wydruku zestawień czasu pracy zostały przygotowane odpowiednie zestawienia.
Optymalizacja zarządzania dokumentami odbywa się poprzez opisywanie dokumentów terminami z trzech niezależnych słowników. Słowniki obejmują listę słów kluczowych, typy dokumentów oraz hasła przedmiotowe. Słownik te są w pełni konfigurowalne, co pozwala na samodzielnie dostosowanie do potrzeb kancelarii. Dokumenty w archiwum możemy przeglądać według jednego z trzech dostępnych indeksów, co daje możliwość sprawnego wyszukania interesujących nas danych.
Opisane powyżej zestawienia są przykładowe i mogą zostać indywidualnie dostosowane do potrzeb każdej Kancelarii.
Zapraszamy do oglądnięcia krótkiej prezentacji funkcjonalności aplikacji Kancelaria:
Zobacz również:
- ulotka informacyjna
- film prezentujący podstawowe możliwości aplikacji Kancelaria
- informacje o oprogramowaniu Lotus Domino/Notes.
- informacje na temat pracy grupowej i rozwiązań IBM Lotus Software
|
|